FDA Pre-Sub- und Q-Sub-Leitfaden für Medizinprodukte

Was ist ein FDA-Q-Sub-Meeting im Vergleich zu einem Pre-Sub-Meeting?

Das Q-Sub-Programm der US-FDA bezieht sich auf die über dieses Programm verfügbaren Kommunikationsarten, zu denen gehören:

• Pre-Submission (Pre-Sub) Meeting: Dient dazu, Feedback der FDA zu spezifischen Fragen im Zusammenhang mit Ihrer Zulassungsstrategie für eine Einreichung einzuholen.

• Informational Meeting: Dient dazu, neue Technologien oder Daten an die FDA zu übermitteln, ohne Rückmeldung zu erwarten.

• Study Risk Determination (SRD): Dient zur Feststellung, ob eine geplante klinische Prüfung ein erhebliches oder kein erhebliches Risiko birgt.

• Submission Issue Request (SIR): Dient zur Klärung offener Fragen bei Einreichungen, die sich bereits in der Prüfung befinden oder ausgesetzt sind.

Die häufigste Art von Q-Sub-Meetings ist das Pre-Sub-Meeting. Dieses Verfahren ermöglicht es Herstellern von Medizinprodukten, schriftliches und persönliches Feedback von der FDA anzufordern, bevor sie einen 510(k)-Antrag, eine De-Novo-Zulassung, eine Pre-Market Approval (PMA), eine Investigational Device Exemption (IDE) oder einen sonstigen Zulassungsantrag einreichen. Für Pre-Submissions fallen keine Gebühren an.

Pre-Sub-Meetings sind freiwillig. Eine gut geplante Pre-Sub kann jedoch Ihre Gesamtdauer bis zur Markteinführung verkürzen. Durch frühzeitige Rückmeldungen der FDA können Sie regulatorische Hürden wie Nachforderungs-Schreiben (Additional Information / AI Letters) vermeiden, die Ihre behördlichen Genehmigungen verzögern oder stoppen können, die Wahl eines falschen Prädikatprodukts oder Zulassungswegs verhindern und vermeiden, Zeit und Geld für unzureichende Prüfungen aufzuwenden, bei denen die FDA erwartet, dass Sie neue Produktparameter einbeziehen oder bestimmte Patienten- oder Anwendergruppen hinzufügen, deren Testung Sie nicht eingeplant hatten.

Was beinhaltet ein FDA-Pre-Sub-Meeting und wann sollte es genutzt werden?

Ein Pre-Sub-Meeting bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Zulassungsstrategie, Produktbeschreibung, Prüfpläne oder klinischen Protokolle vorzulegen und schriftliches Feedback zu erhalten oder sich mit Prüfern der FDA zu treffen. Sie können eine Pre-Sub nutzen, um Rückmeldungen zu folgenden Punkten einzuholen:

• Zulassungsweg (510(k), De Novo, PMA etc.)

• Auswahl des Prädikatprodukts und Diskussion zur Äquivalenz

• Nicht-klinische und klinische Prüfstrategie

• Pläne zur Biokompatibilität, Software-Validierung oder Gebrauchstauglichkeit

• Sonstige spezifische Bedenken bezüglich Ihres Einreichungspakets

Eine Pre-Sub ist am nützlichsten, sobald Sie über ein klares Produktkonzept, eine Zweckbestimmung und eine erste technische Dokumentation des Medizinprodukts verfügen, jedoch bevor Sie erhebliche Ressourcen für Leistungsprüfungen oder klinische Prüfungen gebunden haben. Viele Unternehmen ziehen die FDA in der späten Entwicklungsphase oder im präklinischen Stadium hinzu, wenn sie ihre Prüfstrategie auf der Grundlage von Rückmeldungen der FDA noch anpassen können. Ein Einbezug ist auch nach Benchmarking-Tests vorteilhaft, bevor mit der vollständigen Verifizierungs- und Validierungstestung begonnen wird. Bei neuartigen Produkten oder unklaren Klassifizierungen sollten Sie sich so früh wie möglich an die FDA wenden.

Beispiele dafür, wann eine Pre-Sub genutzt werden sollte:

• Feedback zu Ihrem Software-Validierungsplan für einen Wearable-Sensor mit einem neuartigen Algorithmus.

• Rückmeldung zu Ihren vorgeschlagenen klinischen Endpunkten vor der Auslegung Ihrer klinischen Prüfung für einen De-Novo-Antrag.

• Bestätigung, dass die Biokompatibilitätsprüfung den Erwartungen der FDA für ein Produkt entspricht, das ein neues Material verwendet.

Was ist der Unterschied zwischen einem FDA-Pre-Sub-Meeting und einem 513(g)-Auskunftsersuchen?

Pre-Sub-Meetings und 513(g)-Auskunftsersuchen dienen unterschiedlichen Zwecken und folgen verschiedenen Verfahren. Ein 513(g)-Auskunftsersuchen wird verwendet, um die FDA formell zu fragen, wie Ihr Produkt klassifiziert ist, und führt zu einer schriftlichen, rechtlich nicht bindenden Klassifizierungsentscheidung. Dieses Verfahren beinhaltet kein Meeting, und Sie erhalten kein Feedback zu Prüfungen, klinischen Daten oder zur Einreichungsstrategie. Im Gegensatz zum Q-Sub-Programm erhebt die FDA für 513(g)-Auskunftsersuchen zudem eine Gebühr und beginnt mit der Bearbeitung des Ersuchens erst nach Gebühreneingang.

Viele Unternehmen nutzen beide Programme zu unterschiedlichen Zeitpunkten im Zulassungsprozess. Sie könnten mit einem 513(g)-Auskunftsersuchen beginnen, um die Klassifizierung zu bestätigen, und anschließend eine Pre-Sub durchführen, sobald Ihr Zulassungsweg feststeht und Sie bereit sind, Ihren Einreichungsplan zu verfeinern.

Kurz gesagt:

• Nutzen Sie ein 513(g)-Auskunftsersuchen, wenn Sie die Klassifizierung Ihres Produkts bestätigen oder feststellen müssen, welcher Zulassungsweg gilt.

• Nutzen Sie eine Pre-Sub, wenn Ihnen die Klassifizierung Ihres Produkts bekannt ist und Sie Unterstützung bei der Vorbereitung einer erfolgreichen Einreichung benötigen.

Wie Sie ein Pre-Sub- oder Q-Sub-Meeting bei der FDA beantragen

Die FDA stellt alle Einreichungen auf das eSTAR-Portal (Electronic Submission Template) um, einschließlich Q-Sub-Anträgen. „Electronic Submission Template for Medical Device Q-Submissions“ ist das Leitdokument der FDA, das Entwurfsempfehlungen für die Einreichung Ihres Q-Sub-Antrags enthält. Der Antrag muss dem Format entsprechen, das im Leitdokument der FDA zu Q-Sub-Meetings, „Requests for Feedback and Meetings for Medical Device Submissions: The Q-Submission Program“, dargelegt ist.

Nach Einreichung Ihres Antrags antwortet die FDA in der Regel innerhalb von 15 Tagen, um den Eingang zu bestätigen und festzustellen, ob Ihr Antrag angenommen wird. Wenn ein Meeting beantragt wird, terminiert die FDA dieses üblicherweise innerhalb von 75 Tagen nach Eingang Ihres Antrags. Die FDA kann die Annahme einer Q-Sub verweigern, wenn wesentliche Informationen fehlen, wenn Fragen zu vage oder zu breit gefasst sind oder wenn die Fragen außerhalb des Rahmens des Q-Sub-Programms liegen.

Wie Sie sich auf ein FDA-Pre-Sub- oder Q-Sub-Meeting vorbereiten

Ein klares, gut strukturiertes Q-Sub-Paket erhöht die Qualität des Feedbacks der FDA und spart Zeit während der Prüfung. Ihr Antrag sollte Folgendes enthalten:

• Ein detailliertes Begleitschreiben (Cover Letter), aus dem die Art des Q-Sub-Meetings hervorgeht

• Eine klare Produktbeschreibung, einschließlich Zweckbestimmung und technischer Eigenschaften

• Eine Liste spezifischer, nummerierter Fragen (in der Regel 3–5)

• Begleitende Dokumentation wie Entwicklungsakten (Design Files), Prüfpläne für Leistungsprüfungen einschließlich einer Liste der angewendeten US-anerkannten Normen oder Protokolle für klinische Prüfungen

• Zulassungshistorie des Produkts und aktueller Status der Leistungsprüfungen (Überblick)

• Bevorzugtes Meeting-Format (nur schriftliches Feedback, Web-/Telefonkonferenz oder persönliches Meeting mit der FDA)

Ihre Fragen für das FDA-Q-Sub-Meeting sollten zielgerichtet, relevant und so strukturiert sein, dass die FDA verwertbare Rückmeldungen geben kann. Selbst wenn ein Live-Meeting stattfindet, wird schriftliches Feedback in der Regel drei Tage vor einem anberaumten Meeting bereitgestellt und dient als primäre Dokumentation der Antwort der FDA. Das FDA-Pre-Sub- oder Q-Sub-Meeting ist üblicherweise auf 60 Minuten begrenzt, was eine Zusammenfassung der besprochenen Punkte am Ende einschließt. Daher ist es wichtig, gut strukturierte Informationen vorzubereiten und sich zunächst auf die Kernfragen zu konzentrieren, um die begrenzte Tagungszeit optimal zu nutzen.

Beachten Sie, dass Sie die besprochenen Punkte des FDA-Pre-Sub- oder Q-Sub-Meetings bei der FDA einreichen müssen. Dabei handelt es sich in der Regel um ein Protokoll mit detaillierten Diskussionen, das von der FDA auf Angemessenheit geprüft und anschließend freigegeben, zurückgesendet und als „Q“-Dokument dokumentiert wird. Bei zukünftigen Einreichungen müssen Sie auf diese Q-Dokumente Bezug nehmen, und die FDA kann auf die besprochenen Punkte zurückkommen.