FDA Pre-Sub Guidance und Q-Sub Guidance für Medizinprodukte

Was ist ein FDA Q-Sub-Meeting im Vergleich zu einem Pre-Sub-Meeting?

Das Q-Submission-Programm (Q-Sub) der US FDA umfasst verschiedene Kommunikationswege, darunter:

• Pre-Submission (Pre-Sub)-Meeting: Dient dazu, gezieltes Feedback der FDA zu spezifischen Fragen bezüglich Ihrer Zulassungsstrategie für eine zukünftige Einreichung einzuholen.

• Informational Meeting: Dient der Präsentation neuer Technologien oder Daten gegenüber der FDA, ohne dass eine Rückmeldung erwartet wird.

• Study Risk Determination (SRD): Dient der Klärung, ob eine geplante klinische Prüfung ein signifikantes oder nicht-signifikantes Risiko birgt.

• Submission Issue Request (SIR): Dient der Behebung offener Fragen zu Zulassungsanträgen, die sich bereits im Review-Prozess befinden oder vorübergehend ausgesetzt wurden.

Die am häufigsten genutzte Option des Q-Sub-Programms ist das Pre-Sub-Meeting. Dieses Verfahren ermöglicht es Herstellern von Medizinprodukten, schriftliches und persönliches Feedback von der FDA einzuholen, bevor sie einen Antrag auf 510(k), De Novo, Pre-Market Approval (PMA), Investigational Device Exemption (IDE) oder ein anderes Zulassungsverfahren einreichen. Für Pre-Submissions erhebt die FDA keine Gebühren (User Fees).

Pre-Sub-Meetings sind freiwillig. Dennoch kann ein strategisch geplantes Pre-Sub-Verfahren die Zeit bis zur Markteinführung erheblich verkürzen. Durch ein frühzeitiges Feedback der FDA lassen sich regulatorische Hürden wie zusätzliche Informationsanforderungen (Additional Information Letters, AI) vermeiden, die Ihre Zulassung verzögern oder blockieren können. Zudem beugen Sie Fehlentscheidungen vor – wie der Wahl eines ungeeigneten Vergleichsprodukts (Predicate Device) oder des falschen Zulassungswegs – und vermeiden es, Zeit und Geld in unzureichende Prüfungen zu investieren, bei denen die FDA nachträglich neue Leistungsparameter fordert oder die Einbeziehung spezifischer Patienten- oder Anwendergruppen verlangt, die Sie nicht eingeplant hatten.

Was beinhaltet ein FDA Pre-Sub-Meeting und wann sollte es genutzt werden?

Ein Pre-Sub-Meeting bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Zulassungsstrategie, die Produktbeschreibung, Prüfpläne oder klinische Protokolle zu präsentieren und schriftliches Feedback zu erhalten oder sich direkt mit den FDA-Prüfern auszutauschen. Sie können ein Pre-Sub nutzen, um Rückmeldungen zu folgenden Aspekten einzuholen:

• Zulassungsweg (510(k), De Novo, PMA etc.)

• Auswahl des Vergleichsprodukts (Predicate Device) und Diskussion zur Äquivalenz

• Nicht-klinische und klinische Prüfstrategie

• Pläne zur Biokompatibilität, Software-Validierung oder Usability (Gebrauchstauglichkeit)

• Andere spezifische Fragestellungen zu Ihren Zulassungsunterlagen

Das Pre-Sub-Verfahren ist dann am sinnvollsten, wenn Sie bereits ein klares Produktkonzept, die Zweckbestimmung (Intended Use) und erste Entwürfe der technischen Dokumentation ausgearbeitet haben, aber noch bevor Sie erhebliche Ressourcen für Leistungsprüfungen oder klinische Prüfungen gebunden haben. Viele Unternehmen treten in der späten Designphase oder der präklinischen Phase mit der FDA in Kontakt, da sie ihre Teststrategie basierend auf dem Feedback der Behörde noch flexibel anpassen können. Auch der Zeitpunkt nach ersten vergleichenden Leistungstests (Benchmark-Tests), aber vor dem Start der vollständigen Verifizierungs- und Validierungsprüfungen (V&V), ist ideal. Bei neuartigen Produkten oder unklaren Klassifizierungen sollten Sie sich so früh wie möglich an die FDA wenden.

Beispiele für den Einsatz eines Pre-Sub-Meetings:

• Feedback zu Ihrem Software-Validierungsplan für einen tragbaren Sensor mit einem neuartigen Algorithmus.

• Abstimmung über die geplanten klinischen Endpunkte vor dem Design Ihrer klinischen Prüfung für ein De-Novo-Verfahren.

• Bestätigung, dass die vorgesehenen Biokompatibilitätsprüfungen für ein Produkt aus neuartigen Materialien den Erwartungen der FDA entsprechen.

Was ist der Unterschied zwischen einem FDA Pre-Sub-Meeting und einer 513(g)-Informationsanfrage?

Pre-Sub-Meetings und 513(g)-Anfragen verfolgen unterschiedliche Ziele und laufen nach verschiedenen Verfahren ab. Über eine 513(g)-Anfrage wird die FDA formell um Auskunft darüber gebeten, wie Ihr Produkt klassifiziert ist. Dies führt zu einer schriftlichen, rechtlich nicht bindenden Klassifizierungsentscheidung. Dieses Verfahren sieht kein Meeting vor, und Sie erhalten dabei kein Feedback zu Prüfplänen, klinischen Daten oder der Zulassungsstrategie. Zudem erhebt die FDA – anders als beim gebührenfreien Q-Sub-Programm – für 513(g)-Anfragen eine Gebühr (User Fee) und beginnt mit der Bearbeitung erst nach deren Eingang.

Viele Unternehmen nutzen beide Programme zu unterschiedlichen Zeitpunkten im Zulassungsverfahren. Sie können beispielsweise mit einer 513(g)-Anfrage beginnen, um die Klassifizierung abzusichern, und darauf aufbauend ein Pre-Sub-Meeting nutzen, sobald der Zulassungsweg feststeht und Sie Ihre Einreichungsstrategie konkretisieren möchten.

Zusammenfassend gilt:

• Nutzen Sie ein 513(g)-Verfahren, wenn Sie die Klassifizierung Ihres Produkts absichern oder den anwendbaren Zulassungsweg bestimmen möchten.

• Nutzen Sie ein Pre-Sub-Meeting, wenn die Klassifizierung Ihres Produkts bereits feststeht und Sie Feedback zur optimalen Vorbereitung einer erfolgreichen Einreichung benötigen.

So beantragen Sie ein Pre-Sub- oder Q-Sub-Meeting bei der FDA

Die FDA stellt alle Einreichungen – einschließlich Q-Sub-Anträgen – schrittweise auf das eSTAR-Portal (Electronic Submission Template) um. Die entsprechende Leitlinie der FDA, „Electronic Submission Template for Medical Device Q-Submissions“, enthält Entwürfe für Empfehlungen zur Einreichung Ihres Q-Sub-Antrags. Der Antrag muss dem Format entsprechen, das in der offiziellen FDA-Leitlinie für Q-Sub-Meetings, „Requests for Feedback and Meetings for Medical Device Submissions: The Q-Submission Program“, vorgegeben ist.

Nach dem Einreichen der Anfrage bestätigt die FDA in der Regel innerhalb von 15 Tagen den Erhalt und entscheidet über deren formelle Annahme. Wird ein Meeting gewünscht, setzt die FDA dieses üblicherweise innerhalb von 75 Tagen nach Eingang des Antrags an. Die FDA kann die Annahme einer Q-Submission verweigern, wenn essenzielle Informationen fehlen, die Fragen zu vage oder zu breit formuliert sind oder diese außerhalb des Rahmens des Q-Sub-Programms liegen.

So bereiten Sie sich auf ein FDA Pre-Sub- oder Q-Sub-Meeting vor

Ein gut strukturiertes und übersichtliches Q-Sub-Dossier (Q-Sub Package) steigert die Qualität des Feedbacks der FDA erheblich und spart wertvolle Zeit im Prüfprozess. Ihr Antrag sollte Folgendes beinhalten:

• Ein detailliertes Anschreiben (Cover Letter), das die genaue Art des Q-Sub-Meetings angibt.

• Eine präzise Produktbeschreibung, inklusive Verwendungszweck/Zweckbestimmung (Intended Use) und technischer Eigenschaften.

• Eine Liste konkreter, nummerierter Fragen (in der Regel 3–5).

• Unterstützende Unterlagen wie Designdateien, Prüfpläne für Leistungsprüfungen (einschließlich einer Aufstellung der angewandten, von der FDA anerkannten Normen) oder klinische Prüfungsprotokolle.

• Eine Übersicht über die bisherige regulatorische Historie des Produkts sowie den aktuellen Status der Leistungsprüfungen.

• Das bevorzugte Besprechungsformat (nur schriftliches Feedback, Web-/Telefonkonferenz oder ein persönliches Treffen vor Ort mit der FDA).

Die Fragen für Ihre FDA-Q-Sub-Besprechung sollten fokussiert, relevant und klar strukturiert sein, damit die FDA Ihnen konkretes, verwertbares Feedback geben kann. Auch wenn ein Live-Meeting stattfindet, erhalten Sie die schriftliche Rückmeldung der FDA üblicherweise drei Tage vor dem Termin. Diese dient als primäres Protokoll der behördlichen Stellungnahme. Das Pre-Sub- oder Q-Sub-Meeting der FDA ist in der Regel auf 60 Minuten begrenzt, was auch eine abschließende Zusammenfassung der besprochenen Aspekte einschließt. Daher ist es unerlässlich, die Unterlagen strukturiert vorzubereiten und sich auf die wichtigsten Fragen zu konzentrieren, um die knappe Besprechungszeit optimal zu nutzen.

Bitte beachten Sie, dass Sie nach dem Pre-Sub- oder Q-Sub-Meeting ein Ergebnisprotokoll (Meeting Minutes) der besprochenen Punkte bei der FDA einreichen müssen. Dieser Entwurf wird von der FDA auf Richtigkeit geprüft, freigegeben und offiziell als „Q“-Dokument im System hinterlegt. Bei späteren Zulassungsanträgen müssen Sie auf diese Q-Dokumente verweisen. Die FDA gleicht die dort getroffenen Vereinbarungen und besprochenen Punkte im weiteren Verlauf des Prüfprozesses gezielt ab.