Un système de test oncologique, plusieurs objets réglementaires au Vietnam

Un fabricant de diagnostics d'oncologie quantitative nous a demandé d'introduire son système de dosage immunologique de marqueurs tumoraux au Vietnam. Le système était ordinaire au sens où le sont habituellement les produits de laboratoire couronnés de succès : des réactifs de dosage fournis avec des calibrateurs assortis, un ensemble de matériaux de contrôle de qualité commandés en parallèle, quelques consommables annexes et une plate-forme d'analyse que les laboratoires cibles exploitaient déjà. Le plan commercial était détaillé. Le plan réglementaire tenait en une ligne dans la présentation de lancement — enregistrer le dosage.

Deux autorisations centrales sont désormais en vigueur sous le nom de notre entité vietnamienne pour ce système : l'une couvrant les réactifs de dosage et les calibrateurs, l'autre couvrant les matériaux de contrôle de qualité assortis. La distance entre le plan d'une ligne et ces deux enregistrements constitue tout l'objet de cette étude de cas.

Le plan comptait des produits ; le Vietnam compte des objets réglementaires

Le catalogue du fabricant décrivait un seul produit. Son budget réglementaire, ses échanges avec les distributeurs et sa date de lancement reposaient tous sur ce décompte. Le Vietnam n'enregistre pas de catalogues. Il enregistre des dispositifs selon des catégories de regroupement définies — famille, système, ensemble, kit de test DIV ou groupe DIV — et chaque catégorie possède ses propres conditions. Une famille exige une destination revendiquée et une classe de risque communes ; un système ou un kit de test DIV peut combiner des composants compatibles utilisés ensemble pour une destination commune ; un groupe DIV suit ses propres critères de classe, de méthodologie et de catégorie. Ces distinctions importent bien plus que le terme commercial « système », comme l'explique notre guide de classification et de regroupement au Vietnam.

Ainsi, le premier livrable n'était pas un dossier. C'était un inventaire : ce qui allait être, très précisément, mis sur le marché vietnamien. Une fois détaillé, « le dosage » se décomposait en réactifs et leurs calibrateurs, en matériaux de contrôle constituant un produit commandé séparément avec ses propres numéros de catalogue et lots, en articles annexes utilisés pour exécuter le flux de travail, et en un instrument que le fabricant ne possédait ni ne fournissait. Cette liste, et non la brochure du produit, a déterminé combien de dossiers existaient, quelles autorités les recevraient et à quoi devait ressembler la séquence de lancement.

Fixer la classe avant de figer l'architecture de soumission

Le Vietnam n'a pas recours à un organisme tiers désigné pour la classification. En vertu du décret 98/2021/ND-CP tel que modifié, le titulaire du numéro d'enregistrement effectue la classification, la publie et en répond. Cela importe plus qu'il n'y paraît : lorsqu'une classification sous-estime le niveau de risque d'un dispositif, le décret ne se contente pas de demander un dépôt rectificatif. Il prévoit l'arrêt de la mise sur le marché, le rappel des produits autorisés sous le mauvais résultat, le signalement aux douanes des quantités dédouanées, et une nouvelle demande avec la classe correcte.

L'équipe du fabricant connaissait les règles de classification suffisamment bien pour se faire piéger par elles. Les calibrateurs destinés à être utilisés avec un réactif DIV prennent la classe de ce réactif, et les matériaux de contrôle dotés de valeurs attribuées font de même — ainsi, selon leur raisonnement, les calibrateurs et les contrôles étaient déjà couverts par tout ce que représentait le dosage. La première moitié de ce raisonnement est exacte et correspond à ce que prévoient les règles alignées sur l'AMDD du Vietnam dans la circulaire 05/2022. La seconde moitié confond le résultat d'une classification et le résultat d'un dépôt. Partager une classe ne place pas deux produits dans une même demande ; cela signifie seulement que la même porte s'applique aux deux.

Nous avons appliqué les règles objet par objet et consigné la justification pour chacun d'eux, y compris pour les articles annexes qui tombaient dans les classes inférieures. Ce n'est qu'à ce moment-là que l'architecture de soumission — combien de dossiers, sous quelle forme, destinés à qui — a pu être figée.

Deux portes, deux autorités, un seul programme

La cartographie de classification a divisé la mission entre deux niveaux d'autorité. Les articles de classe inférieure cheminent sous forme de déclarations de normes appliquées déposées auprès du département provincial de la Santé. Les réactifs de dosage et les calibrateurs, ainsi que les matériaux de contrôle, nécessitaient chacun la procédure d'enregistrement centralisée du ministère de la Santé pour les dispositifs médicaux de diagnostic in vitro importés de classe C/D, établie sur la base d'un dossier technique CSDT de l'ASEAN. Deux formats de dossier, deux autorités, deux rythmes administratifs, au sein d'un même programme. Notre aperçu de la réglementation au Vietnam présente ces deux voies en détail.

L'instinct du client était de commencer par les déclarations provinciales parce qu'elles étaient les plus rapides à constituer, et de laisser les dossiers centraux suivre une fois l'équipe locale installée. Nous avons préconisé l'ordre inverse. Aucun élément de l'ensemble provincial ne génère de revenus à lui seul — un laboratoire ne peut pas exécuter un dosage de marqueurs tumoraux avec du tampon de lavage — et la voie centralisée est celle qui a historiquement absorbé le plus de temps, au point que le gouvernement a prolongé à plusieurs reprises les autorisations d'importation transitoires pendant que la file d'attente centralisée se résorbait, d'abord par le décret 07/2023, puis à nouveau par le décret 04/2025. Les dossiers centraux ont guidé le calendrier ; les déclarations provinciales ont été planifiées pour arriver en même temps qu'eux.

Pourquoi les contrôles sont devenus une autorisation distincte

Le fabricant supposait que tout ce qui était utilisé avec le dosage pouvait figurer dans le dossier du dosage. Les directives de regroupement du Vietnam autorisent en effet l'inclusion des contrôles et des calibrateurs au sein d'un kit de test DIV lorsque les composants sont destinés à être utilisés ensemble dans un but spécifique et que le produit est présenté comme un kit ou système éligible. Un contrôle ne constitue donc pas automatiquement un enregistrement distinct au seul motif que sa fonction immédiate est le contrôle de qualité.

La frontière dans ce programme provenait de l'architecture réelle du produit. Les réactifs et les calibrateurs étaient fournis et étiquetés comme un seul objet de dosage. Les matériaux de contrôle de qualité étaient un produit commandé séparément avec leur propre nom, leurs numéros de catalogue, leurs lots, leur durée de conservation et leur documentation de valeurs attribuées ; l'étiquetage ne les présentait pas comme des éléments constitutifs d'un kit unique enregistré. Nous avons testé les deux voies de regroupement. Conserver les contrôles au sein de l'objet de dosage aurait exigé que la structure commerciale et d'étiquetage devienne ce qu'elle n'était pas. Une autorisation centralisée distincte correspondait à la manière dont le produit était fourni et maintenu — ce qui se traduit aujourd'hui par deux enregistrements distincts.

Identifier cela tôt a modifié le travail plutôt que d'y ajouter simplement des tâches : deux noms de produits à harmoniser, deux ensembles d'étiquetage, deux dossiers à maintenir cohérents en interne et deux cycles de vie à gérer. Le découvrir lors de la soumission aurait imposé de reconstruire l'architecture alors que la date de lancement était déjà publique.

Reconstruire la chaîne de preuves que le dossier exige réellement

La documentation technique du fabricant était solide là où son marché national s'était montré le plus exigeant : précision, linéarité et intervalle de mesure, limites de détection et de quantification, interférences, manipulation des échantillons. Deux lacunes importaient ici.

Premièrement, la traçabilité de la calibration. L'ensemble des principes essentiels du Vietnam comporte l'exigence selon laquelle, lorsque les performances d'un dispositif dépendent de calibrateurs ou de matériaux de contrôle, la traçabilité des valeurs qui leur sont attribuées est garantie par le système de gestion de la qualité. Le dossier décrivait les calibrateurs du dosage comme étant traçables par rapport à un lot maître interne, et s'arrêtait là. Nous avons demandé la chaîne elle-même : à quoi les valeurs attribuées sont ancrées, comment la valeur de chaque nouveau lot est attribuée et vérifiée par rapport au précédent, et qui, au sein du système qualité, est responsable de cette procédure.

Deuxièmement, les contrôles avaient été traités comme du matériel de production plutôt que comme un produit disposant d'un dossier. Leurs fiches de valeurs spécifiques aux lots figuraient dans les dossiers de fabrication, et leurs preuves de stabilité n'avaient jamais été rassemblées sous la forme attendue par le CSDT — revendications en temps réel et en cours d'utilisation énoncées, étayées et mises en correspondance avec les conditions de conservation étiquetées. Ces deux lacunes incombaient au fabricant, et leur comblement a constitué le gros du travail technique. Le Vietnam évalue le dossier central par rapport à un modèle fixe, l'évaluation CSDT faisant partie intégrante de la demande elle-même, de sorte que la cohérence interne entre les deux dossiers était une exigence et non une simple question de style.

La question des certificats, posée objet par objet

La liste du dossier central du Vietnam désigne spécifiquement les réactifs de diagnostic in vitro, les substances de référence et les matériaux de contrôle : elle exige un certificat d'évaluation de la qualité délivré par un organisme vietnamien compétent, à moins que le produit ne bénéficie d'une exemption, et la circulaire 05/2022 complète ces exemptions — par exemple lorsque le produit détient un certificat de libre vente émanant de l'une des autorités étrangères qui y sont mentionnées.

Le fabricant possédait un certificat de libre vente et supposait qu'il couvrait tout ce qu'il expédiait. Ce certificat désignait la gamme de produits de dosage. Les exemptions de ce type s'interprètent produit par produit, de sorte que la couverture par certificat de chaque objet devait être vérifiée au regard du texte d'exemption, et les certificats ainsi que leurs traductions organisés pour correspondre à ce qui était réellement déposé.

La même discipline s'appliquait à l'option accélérée. La procédure accélérée du Vietnam existe au sein de la voie d'enregistrement des classes C/D — ce n'est pas un moyen d'accélérer une déclaration provinciale — et l'éligibilité dépend de l'homologation du produit spécifique sur un marché de référence reconnu. Elle est évaluée pour chaque objet, et n'est jamais accordée à une famille sous prétexte qu'un membre est qualifié.

Étiquetage vietnamien des flacons dont les valeurs changent à chaque lot

Les étiquettes vietnamiennes doivent être apposées avant la mise en circulation et la notice d'utilisation doit être en vietnamien, comportant les informations relatives à l'autorisation, comme le décrit notre guide de l'étiquetage au Vietnam. Pour un système quantitatif, la difficulté pratique réside dans la petite taille des conditionnements et les valeurs variables : les flacons de calibrateurs et de contrôles portent des valeurs attribuées spécifiques au lot qui changent à chaque lot de production.

Nous avons conçu le dossier d'étiquetage de sorte que la documentation relative aux valeurs par lot soit traitée comme une documentation de production plutôt que comme une modification du dossier autorisé, et avons séparé au préalable le catalogue de modifications — quelles révisions font l'objet d'une auto-notification dans le délai de dix jours ouvrables prévu par le décret, et lesquelles sont suffisamment substantielles pour exiger une nouvelle déclaration ou un nouvel enregistrement. Un fabricant qui n'a pas tracé cette ligne avant le lancement a tendance à la tracer au milieu de la libération d'un lot.

Ce dont le laboratoire avait besoin dès le premier jour

Une autorisation portant uniquement sur les réactifs aurait constitué un résultat conforme à la réglementation, mais inexploitable. Un laboratoire ne peut pas mettre en service de routine un dosage oncologique quantitatif sans les contrôles exigés par sa politique qualité, et les contrôles génériques ne sont pas interchangeables avec des matériels dont les valeurs sont ajustées au dosage. Les deux dossiers centraux ont donc été gérés comme un seul flux de travail : une carte des preuves, une convention de nommage, une architecture de soumission, un plan de gestion des modifications, avec un séquençage des déclarations provinciales garantissant qu'aucune étape du flux de travail n'arrivait sans les éléments dont elle dépendait.

Les deux autorisations centrales sont en vigueur, détenues par notre entité vietnamienne, et le système peut être commercialisé en tant que système.

Gérer deux dossiers comme un seul

Les autorisations au titre du Décret 98 n'ont généralement pas de durée de validité fixe. Cela supprime le calendrier de renouvellement et le remplace par des obligations permanentes, que notre guide de la surveillance après commercialisation au Vietnam détaille : des obligations de vigilance distinguant un risque grave potentiel d'un incident réel, la notification des modifications, le maintien de l'alignement de l'étiquetage et de la notice d'utilisation en vietnamien avec le produit autorisé, et la conservation des dossiers de traçabilité par le titulaire — ce qui, sur un marché ne disposant pas d'un système UDI national complet, signifie que la rigueur de la gestion des lots garantit la traçabilité.

Disposer de deux dossiers pour un seul système de laboratoire ajoute une règle supplémentaire à tout cela. Chaque projet de modification est évalué par rapport aux deux dossiers avant son exécution, car une révision qui éloignerait discrètement le dossier des réactifs de celui des contrôles laisserait le fabricant en possession de deux autorisations ne décrivant plus le même système.

Si votre système ressemble à celui-ci

Partez de la paillasse du laboratoire plutôt que de la liste de prix : nommez chaque objet que vous prévoyez de mettre sur le marché, classez chacun d'eux selon les règles vietnamiennes en vigueur, et décidez seulement ensuite du nombre de demandes à soumettre et de l'autorité destinataire. Traitez les calibrateurs et les contrôles comme des produits porteurs de preuves, et non comme de simples emballages. Et séquencez les soumissions en fonction de ce dont un laboratoire a réellement besoin pour réaliser le test dès le premier jour.

Nous réalisons ce travail en tant que titulaire local de l'enregistrement, et non en tant qu'agent de soumission — consultez notre département DIV et la page sur le marché vietnamien pour savoir comment l'accompagnement est structuré, ou échangez avec notre équipe au sujet de votre propre système de dosage.