Un sistema di saggio oncologico, diversi oggetti regolatori in Vietnam

Un fabbricante di diagnostici oncologici quantitativi ci ha chiesto di introdurre il suo sistema di dosaggio immunologico di marcatori tumorali in Vietnam. Il sistema era ordinario nel modo in cui lo sono solitamente i prodotti da laboratorio di successo: reagenti di dosaggio forniti con calibratori abbinati, un set di materiali di controllo qualità ordinati insieme ad essi, alcuni consumabili accessori e una piattaforma di analisi che i laboratori target già utilizzavano. Il piano commerciale era dettagliato. Il piano regolatorio era rappresentato da una sola riga nel deck di lancio — registrare il dosaggio.

Attualmente sono in vigore due autorizzazioni centrali a nome della nostra entità vietnamita per quel sistema: una relativa ai reagenti di dosaggio e ai calibratori, l'altra relativa ai materiali di controllo qualità abbinati. La distanza tra quel piano di una sola riga e quelle due registrazioni è ciò di cui si occupa questo caso studio.

Il piano contava i prodotti; il Vietnam conta gli oggetti regolatori

Il catalogo del fabbricante descriveva un unico prodotto. Il suo budget regolatorio, i colloqui con i distributori e la data di lancio erano tutti basati su quel conteggio. Il Vietnam non registra i cataloghi. Registra i dispositivi secondo categorie di raggruppamento definite — famiglia, sistema, set, kit per test IVD o cluster IVD — e ogni categoria presenta le proprie condizioni. Una famiglia richiede una destinazione d'uso e una classe di rischio comuni; un sistema o un kit per test IVD può combinare componenti compatibili utilizzati insieme per uno scopo comune; un cluster IVD segue i propri criteri relativi a classe, metodologia e categoria. Le distinzioni contano più della parola commerciale "sistema", come spiega la nostra guida alla classificazione e al raggruppamento in Vietnam.

Di conseguenza, il primo deliverable non è stato un dossier. È stato un inventario: che cosa, precisamente, sarebbe stato immesso sul mercato vietnamita. Una volta sviscerato, "il dosaggio" si è articolato nei reagenti e nei relativi calibratori, nei materiali di controllo come prodotto ordinato separatamente con propri numeri di catalogo e lotti, negli elementi accessori utilizzati per eseguire il flusso di lavoro e in uno strumento che il fabbricante non possedeva né forniva. Tale elenco, e non la brochure del prodotto, ha determinato quanti dossier esistessero, quali autorità li avrebbero ricevuti e come dovesse essere strutturata la sequenza di lancio.

Definire la classe prima di congelare l'architettura di sottomissione

Il Vietnam non si avvale di un ente classificatore terzo designato. Ai sensi del Decreto 98/2021/ND-CP e successive modifiche, il titolare del numero di registrazione effettua la classificazione, la pubblica e ne risponde. Questo conta più di quanto possa sembrare: qualora una classificazione sottovaluti il livello di rischio di un dispositivo, il decreto non richiede semplicemente una domanda correttiva. Prevede l'interruzione dell'immissione sul mercato, il richiamo del prodotto autorizzato sulla base del risultato errato, la segnalazione alla dogana delle quantità sdoganate e la presentazione di una nuova domanda con la classe corretta.

Il team del fabbricante conosceva le regole di classificazione abbastanza bene da rimanerne ingannato. I calibratori destinati all'uso con un reagente IVD assumono la classe di tale reagente e i materiali di controllo con valori assegnati fanno lo stesso — pertanto, secondo questo ragionamento, i calibratori e i controlli erano già coperti da qualsiasi classe appartenesse al dosaggio. La prima parte è corretta ed è ciò che prevedono le norme vietnamite allineate all'AMDD nella Circolare 05/2022. La seconda parte confonde il risultato di una classificazione con il risultato di una presentazione regolatoria. Condividere una classe non inserisce due prodotti all'interno di un'unica domanda; significa soltanto che la stessa via d'accesso si applica a entrambi.

Abbiamo analizzato le regole oggetto per oggetto e abbiamo redatto le relative motivazioni per ciascuno di essi, compresi gli elementi accessori che rientravano nelle classi inferiori. Solo a quel punto è stato possibile congelare l'architettura di sottomissione — quanti fascicoli, in che forma, a chi destinati.

Due vie d'accesso, due autorità, un unico programma

La mappa di classificazione ha suddiviso l'incarico su due livelli autorizzativi. Gli articoli di classe inferiore viaggiano come dichiarazioni di standard applicati depositate presso il Dipartimento della Salute provinciale. I reagenti di dosaggio e i calibratori, così come i materiali di controllo, richiedevano ciascuno la procedura di registrazione centrale del Ministero della Salute per i dispositivi medico-diagnostici in vitro importati di Classe C/D, basata su un fascicolo tecnico ASEAN CSDT. Due formati di dossier, due autorità, due ritmi amministrativi, all'interno di un unico programma. La nostra panoramica sulle normative del Vietnam illustra nel dettaglio entrambe le vie.

L'istinto del cliente era di iniziare con le dichiarazioni provinciali perché erano le più rapide da predisporre, lasciando che i fascicoli centrali seguissero una volta che il team locale si fosse stabilizzato. Noi abbiamo sostenuto l'ordine opposto. Nulla nel set provinciale genera ricavi autonomamente — un laboratorio non può eseguire un dosaggio di marcatori tumorali su un tampone di lavaggio — e la via centrale è quella che storicamente ha assorbito più tempo, al punto che il governo ha esteso ripetutamente le autorizzazioni di importazione transitorie mentre la coda di domande centrali veniva smaltita, prima tramite il Decreto 07/2023 e successivamente tramite il Decreto 04/2025. I dossier centrali hanno guidato la tempistica; le dichiarazioni provinciali sono state pianificate per concludersi in concomitanza con essi.

Perché i controlli sono diventati un'autorizzazione separata

Il fabbricante presupponeva che qualsiasi elemento utilizzato con il dosaggio potesse essere incluso all'interno del fascicolo del dosaggio stesso. La guida al raggruppamento del Vietnam consente in effetti di includere controlli e calibratori all'interno di un kit per test IVD quando i componenti sono destinati a essere utilizzati insieme per uno scopo specifico e il prodotto viene presentato come kit o sistema qualificante. Un controllo non costituisce quindi automaticamente una registrazione separata solo perché la sua funzione immediata è il controllo qualità.

Il limite in questo programma è derivato dall'effettiva architettura del prodotto. I reagenti e i calibratori erano forniti ed etichettati come un unico oggetto di dosaggio. I materiali di controllo qualità erano un prodotto ordinato separatamente con un proprio nome, numeri di catalogo, lotti, durata di conservazione e documentazione sui valori assegnati; l'etichettatura non li presentava come elementi costitutivi di un unico kit registrato. Abbiamo valutato entrambi i percorsi di raggruppamento. Mantenere i controlli all'interno dell'oggetto di dosaggio avrebbe richiesto che la struttura commerciale e di etichettatura diventasse qualcosa che in realtà non era. Un'autorizzazione centrale separata rispecchiava le modalità con cui il prodotto veniva fornito e gestito — ed è così che figurano oggi i due registri.

Riconoscerlo tempestivamente ha modificato il lavoro anziché limitarsi ad aggiungerne altro: due nomi di prodotto da riconciliare, due set di etichettatura, due dossier da mantenere coerenti al proprio interno e due cicli di vita da gestire. Scoprirlo in sede di sottomissione avrebbe significato dover ricostruire l'architettura a data di lancio già resa pubblica.

Ricostruire la catena di evidenze che il dossier richiede effettivamente

La documentazione tecnica del fabbricante era solida laddove il suo mercato di origine aveva fatto maggiore pressione: precisione, linearità e intervallo di misurazione, limiti di rilevabilità e quantificazione, interferenze, gestione dei campioni. Due lacune sono risultate rilevanti in questo contesto.

In primo luogo, la tracciabilità della calibrazione. Il set dei requisiti essenziali del Vietnam prevede che, laddove le prestazioni di un dispositivo dipendano da calibratori o materiali di controllo, la tracciabilità dei valori ad essi assegnati sia garantita attraverso il sistema di gestione della qualità. Il fascicolo descriveva i calibratori del dosaggio come tracciabili rispetto a un lotto master interno e si fermava lì. Abbiamo richiesto la catena vera e propria: a cosa sono ancorati i valori assegnati, come viene assegnato e verificato il valore di ogni nuovo lotto rispetto a quello precedente e chi, all'interno del sistema di qualità, è responsabile di tale procedura.

In secondo luogo, i controlli erano stati trattati come materiale di produzione piuttosto che come un prodotto dotato di un proprio dossier. Le relative schede dei valori specifiche per lotto risiedevano nei registri di produzione e le evidenze di stabilità non erano mai state assemblate nella forma prevista dal CSDT — con indicazioni in tempo reale (real-time) e in uso (in-use) dichiarate, supportate e corrispondenti alle condizioni di conservazione riportate in etichetta. Entrambe le lacune dovevano essere colmate dal fabbricante, e la loro risoluzione ha costituito la parte principale del lavoro tecnico. Il Vietnam valuta il fascicolo centrale rispetto a un modello fisso, con la valutazione CSDT che costituisce parte integrante della domanda stessa; pertanto, la coerenza interna tra i due dossier era un requisito imprescindibile piuttosto che una questione di stile.

La questione del certificato, analizzata oggetto per oggetto

L'elenco del dossier centrale del Vietnam menziona nello specifico i reagenti medico-diagnostici in vitro, le sostanze di riferimento e i materiali di controllo: per essi è richiesto un certificato di valutazione della qualità rilasciato da un'agenzia vietnamita competente, a meno che il prodotto non rientri in un'esenzione, e la Circolare 05/2022 integra tali esenzioni — ad esempio qualora il prodotto sia in possesso di un certificato di libera vendita rilasciato da una delle autorità estere ivi indicate.

Il fabbricante era in possesso di un certificato di libera vendita e presupponeva che coprisse tutto ciò che spediva. Esso citava la linea di prodotti del dosaggio. Le esenzioni di questo tipo vengono interpretate prodotto per prodotto, pertanto la copertura del certificato di ciascun oggetto doveva essere verificata rispetto al testo dell'esenzione, e i certificati con le relative traduzioni dovevano essere organizzati in modo da corrispondere a quanto veniva effettivamente presentato.

La stessa disciplina è stata applicata all'opzione accelerata. La procedura d'urgenza in Vietnam esiste all'interno dell'iter di registrazione per la Classe C/D — non è un modo per velocizzare una dichiarazione provinciale — e l'idoneità dipende dall'approvazione dello specifico prodotto in un mercato di riferimento riconosciuto. Essa viene valutata per ciascun oggetto e non viene mai concessa a una famiglia per il solo fatto che un suo membro ne soddisfi i requisiti.

Etichettatura vietnamita per flaconi i cui valori cambiano ad ogni lotto

Le etichette vietnamite devono essere presenti prima della circolazione e le istruzioni per l'uso devono essere in lingua vietnamita, riportando gli estremi dell'autorizzazione come descritto nella nostra guida all'etichettatura in Vietnam. Per un sistema quantitativo, la difficoltà pratica riguarda i contenitori di piccole dimensioni e i numeri variabili: i flaconi di calibratori e controlli recano valori assegnati specifici per lotto che cambiano con ogni lotto di produzione.

Abbiamo strutturato il pacchetto di etichettatura in modo che la documentazione dei valori relativi a ciascun lotto sia gestita come documentazione di produzione anziché come modifica al fascicolo autorizzato, e abbiamo separato in anticipo il catalogo delle modifiche — quali revisioni siano oggetto di autonotifica entro la finestra di dieci giorni lavorativi prevista dal decreto e quali siano sufficientemente sostanziali da richiedere una nuova dichiarazione o registrazione. Un fabbricante che non abbia tracciato tale linea prima del lancio tende a tracciarla nel corso del rilascio di un lotto.

Ciò di cui il laboratorio aveva bisogno sin dal primo giorno

Un'autorizzazione per i soli reagenti sarebbe stata un risultato conforme alla legge, ma inutilizzabile. Un laboratorio non può introdurre un saggio oncologico quantitativo nel servizio di routine senza i controlli richiesti dalla propria politica della qualità, e i controlli generici non sono intercambiabili con materiali i cui valori sono abbinati al saggio. I due fascicoli centrali sono stati quindi gestiti come un unico flusso di lavoro: una mappa delle evidenze, una convenzione di denominazione, un'architettura di sottomissione, un piano di controllo delle modifiche, con le dichiarazioni provinciali sequenziate in modo che nessuna parte del flusso di lavoro arrivasse priva delle parti da cui dipende.

Entrambe le autorizzazioni centrali sono in vigore, detenute dalla nostra entità vietnamita, e il sistema può essere venduto come sistema.

Gestire due registrazioni come una sola

Le autorizzazioni ai sensi del Decreto 98 generalmente non hanno una scadenza fissa. Ciò elimina il calendario dei rinnovi e lo sostituisce con obblighi permanenti, trattati in dettaglio nella nostra guida post-market per il Vietnam: obblighi di vigilanza che distinguono un potenziale rischio grave da un incidente effettivo, notifica delle modifiche, etichettatura ed istruzioni in lingua vietnamita mantenute allineate con il prodotto autorizzato, e registri di tracciabilità conservati dal titolare — il che, in un mercato privo di un sistema UDI nazionale completo, significa che la disciplina di lotto garantisce la tracciabilità.

Due registrazioni per un unico sistema di laboratorio aggiungono un'ulteriore regola a tutto questo. Ogni modifica proposta viene valutata rispetto a entrambi i fascicoli prima di essere effettuata, poiché una revisione che allontani silenziosamente la registrazione del reagente dalla registrazione del controllo lascia il fabbricante con due autorizzazioni che non descrivono più lo stesso sistema.

Se il vostro sistema è simile a questo

Partite dal banco di laboratorio anziché dal listino prezzi: nominate ogni oggetto che intendete immettere sul mercato, classificate ciascuno rispetto alle norme vietnamite vigenti e solo allora decidete quante domande presentare e quale autorità le riceve. Trattate i calibratori e i materiali di controllo come prodotti portatori di evidenze, non come imballaggi. E sequenziate le presentazioni in base a ciò di cui un laboratorio ha effettivamente bisogno per eseguire il test dal primo giorno.

Svolgiamo questo lavoro in qualità di titolare locale della registrazione, non come agente di presentazione delle pratiche — consultate la nostra prassi IVD e la pagina del mercato vietnamita per scoprire come è strutturato l'incarico, oppure parlate con il nostro team del vostro sistema di saggio.