Come una piattaforma endoscopica monouso è diventata sei notifiche ANVISA

Una piattaforma per endoscopia monouso viene acquistata come un unico sistema e registrata come diversi dispositivi. Colmare tale divario è stato l'intero progetto. La piattaforma si presenta ora in Brasile sotto forma di sei notifiche di Classe II, tutte in vigore, tutte detenute dalla nostra entità brasiliana: le linee di endoscopi specialistici, l'unità di visualizzazione ed elaborazione che condividono e un accessorio procedurale sterile.

Il piano iniziale: una piattaforma, un'unica registrazione

Il fabbricante produce endoscopi digitali sterili monouso — per vie urinarie superiori, vescica, cavità uterina, vie aeree — oltre all'unità riutilizzabile che li alimenta, li gestisce e ne visualizza le immagini, e un accessorio sterile utilizzato nelle procedure urologiche. Gli ospedali acquistano il sistema, non l'endoscopio, e il piano regolatorio rifletteva quella narrazione commerciale: un'unica domanda brasiliana per la piattaforma, forse una seconda per l'accessorio, un manuale tradotto, un'unica famiglia di etichette. Internamente si trattava di un'unica linea di prodotti con una sola frase di destinazione d'uso e un unico fascicolo tecnico principale. Ci è stato chiesto con quale rapidità si potesse ottenere la pubblicazione. La prima risposta è stata che l'oggetto che intendevano registrare non esisteva in Brasile.

RDC 751/2022 consente registrazioni raggruppate: ANVISA concede la notifica o la registrazione per famiglie, sistemi e kit, oltre che per dispositivi singoli. Ma il comma unico dell'Articolo 3 rinvia le regole di raggruppamento a regolamenti separati, e le definizioni sono molto più restrittive rispetto a quelle di un catalogo. Un sistema è un insieme di dispositivi compatibili che interagiscono esclusivamente per soddisfare un'unica destinazione d'uso dichiarata dal fabbricante; la regola di raggruppamento dei materiali per uso sanitario limita ulteriormente tale definizione a componenti ad uso esclusivo tra loro posti al servizio di una singola funzione specifica. Un'unità di elaborazione che gestisce quattro linee di endoscopi in tre diverse specialità fallisce entrambe le interpretazioni — i componenti non sono ad uso esclusivo tra loro e non c'è un'unica destinazione d'uso da indicare nel modulo.

Due regolamenti sul raggruppamento, e nessuno dei due parte dal vostro catalogo

Il Brasile non adotta un unico standard di raggruppamento. I prodotti regolarizzati come apparecchiature seguono la RDC 542/2021; i materiali per uso sanitario seguono la RDC 556/2021, con criteri specifici per categoria nella IN 101/2021. I criteri non sono identici e la norma sui materiali vieta del tutto la notifica di una famiglia di kit o sistemi — un divieto che la norma sulle apparecchiature non prevede. Una piattaforma che combina apparecchiature durevoli e dispositivi monouso sterili deve rispondere a questa domanda oggetto per oggetto prima di poter decidere qualsiasi altra cosa.

L'endoscopia ha reso le cose più difficili in modo subdolo. La IN 101/2021 pubblica criteri di famiglia specifici per cateteri, siringhe, set per infusione e una lunga lista di altre categorie, ma nulla per gli endoscopi; tutto ciò che non è coperto ricade sotto le regole generali. Senza un modello di categoria da copiare, abbiamo elaborato la mappatura partendo da tali criteri e dalle regole di classificazione, un elemento alla volta.

Come si sono tracciati in realtà i confini delle famiglie

L'istinto del fabbricante era quello di raggruppare per ingegneria: stesso sensore, stessa illuminazione, stessa architettura del canale di lavoro, un'unica famiglia. Il Brasile non raggruppa sulla base della sola tecnologia. Ai sensi della RDC 556/2021, una famiglia richiede lo stesso fabbricante, principio di funzionamento, meccanismo d'azione, indicazione d'uso, controindicazioni, effetti avversi, avvertenze, condizioni di conservazione e classe di rischio, oltre a materie prime e tecnologia di fabbricazione simili — e i prodotti sterili non possono condividere una famiglia con quelli non sterili, né i prodotti monouso con quelli risterilizzabili. La RDC 542/2021 stabilisce l'abbinamento analogo per quanto riguarda le apparecchiature: tecnologia simile e indicazione e destinazione d'uso simili come dichiarato dal fabbricante.

L'indicazione è ciò che ha diviso la piattaforma. Un ureteroscopio e un cistoscopio possono essere strumenti quasi identici e rimanere comunque due registrazioni distinte, poiché penetrano in strutture anatomiche diverse per finalità cliniche differenti e recano avvertenze diverse; l'isteroscopio e l'endoscopio per le vie aeree sono ancora più distanti. Ciò che si è potuto raggruppare è la scala dimensionale: le variazioni dimensionali contano come modelli commerciali all'interno di una famiglia, in modo che le lunghezze e i diametri di ciascuna linea di endoscopi siano contenuti all'interno di un'unica registrazione anziché moltiplicarla, e le regole di classificazione e raggruppamento premiano chi traccia tale confine con precisione. Nemmeno il raggruppamento costituisce uno sconto — il manuale delle apparecchiature della ANVISA evidenzia che per la notifica di una famiglia viene addebitata la stessa tariffa prevista per la notifica di un singolo dispositivo. Ciò che fa guadagnare è un minor numero di fascicoli da mantenere attivi.

Quattro destinazioni d'uso al posto di una

Il manuale principale descriveva la piattaforma in una sola riga: per la visualizzazione endoscopica del corpo umano. Quella frase doveva essere eliminata prima di poter classificare qualsiasi cosa, poiché in Brasile la destinazione d'uso costituisce il dato di ingresso per le regole di classificazione, non un preambolo di marketing. La Regola 5 colloca i dispositivi non chirurgicamente invasivi applicati agli orifizi corporei in Classe II per un uso a breve termine — ma scende alla Classe I nei casi in cui l'uso non vada oltre la cavità orale, il canale auricolare o le cavità nasali, e torna alla Classe II quando il dispositivo si collega a un dispositivo attivo di Classe II o superiore. Laddove un dispositivo non sia destinato esclusivamente o principalmente a una determinata parte del corpo, l'Articolo 8 lo classifica in base al suo uso più critico. Una frase generica omnicomprensiva non semplifica tale calcolo; ne fa perdere il controllo.

Abbiamo quindi redatto le destinazioni d'uso per ciascuna registrazione, in funzione dell'anatomia in cui ciascun endoscopio penetra effettivamente, includendo la popolazione di pazienti target, l'ambiente d'uso e il tipo di operatore previsti dalla guida al dossier della ANVISA. Due vincoli hanno reso utile tanta accuratezza. Ogni comunicazione e pubblicità deve corrispondere rigorosamente alle informazioni presentate dal titolare, cosicché il linguaggio commerciale ha dovuto adattarsi al contenuto delle registrazioni e non viceversa. Inoltre non è possibile presentare una domanda in termini ampi per poi restringerne il campo in seguito, né presentarla in termini restrittivi ed ampliarne tacitamente la portata: la modifica o l'aggiunta di un'indicazione approvata costituisce una specifica istanza a sé stante, che richiede l'esibizione di prove a supporto della nuova indicazione.

Lo stesso è valso per la denominazione. Il nome tecnico di una registrazione deriva dalla tabella codificata della ANVISA anziché dal marchio del fabbricante, e la notifica di una famiglia reca un unico nome commerciale con i relativi modelli sottostanti — un secondo motivo per cui quattro marchi specialistici non avrebbero mai potuto condividere un'unica registrazione.

L'accessorio che non poteva nascondersi all'interno della registrazione di un endoscopio

Ci si aspettava che l'accessorio venisse inserito all'interno della registrazione dell'endoscopio. Gli accessori vengono classificati autonomamente, separatamente dal dispositivo con cui vengono utilizzati, e l'unica esenzione dalla regolarizzazione separata riguarda gli accessori prodotti esclusivamente per integrarsi con dispositivi già regolarizzati dello stesso fabbricante e documentati all'interno di tali dossier. Le domande e risposte pubblicate dalla ANVISA sulla RDC 751/2022 stabiliscono i casi in cui un accessorio necessita di una propria registrazione: quando è realizzato da un soggetto diverso dal fabbricante dell'apparecchiatura a cui serve, quando è un prodotto non attivo che rientrerebbe nella regolamentazione di un'altra area della ANVISA, o quando la sua classe di rischio è superiore a quella dell'apparecchiatura. Il manuale delle apparecchiature aggiunge un netto principio direttivo secondo cui qualsiasi elemento che aggiunga una nuova funzione non è affatto un accessorio, poiché una nuova funzione modifica la destinazione d'uso del dispositivo.

L'articolo è un dispositivo sterile monouso con una propria funzione clinica, venduto separatamente e utilizzato in una procedura anziché esclusivamente con un solo endoscopio. Ogni verifica condotta indicava la medesima conclusione, e la demarcazione dell'accessorio è ciò che ha trasformato cinque registrazioni in sei.

Un'unica base di prove, sei fascicoli che dovevano concordare

Una notifica non comporta la trasmissione del fascicolo tecnico all'ANVISA. Il dossier rimane presso il titolare, può essere strutturato mediante riferimenti al sistema di gestione della qualità e può essere richiesto in visione in qualsiasi momento. Tutto ciò è conveniente, finché non ci si rende conto che ciascuna registrazione necessita comunque di un fascicolo completo: descrizione del dispositivo con gli accessori destinati ad integrarlo, indicazione e destinazione d'uso, precauzioni, modelli di etichetta e manuale, il flusso di fabbricazione con l'indicazione di ciascun sito e le prove di sicurezza e prestazione rispetto alle norme applicabili.

La maggior parte di tale contenuto è effettivamente condivisa — sicurezza elettrica e compatibilità elettromagnetica per l'unità di elaborazione, biocompatibilità dei materiali comuni a contatto con il paziente, convalida della sterilizzazione, prestazioni di visualizzazione. Il riutilizzo era corretto; la duplicazione incontrollata no, poiché sei copie finiscono per divergere non appena una di esse viene modificata. Abbiamo conservato una sola volta le prove condivise, collegato i contenuti specifici della registrazione solo dove applicabili e utilizzato la tabella comparativa dei modelli, che deve accompagnare la domanda di una famiglia, come sede in cui le differenze vengono dichiarate intenzionalmente anziché essere scoperte in seguito.

La compatibilità ha dovuto essere ribadita deliberatamente. Le istruzioni per l'uso devono descrivere un dispositivo in modo sufficientemente dettagliato da identificare gli elementi con cui può essere combinato in sicurezza, e un componente compatibile con diverse apparecchiature dello stesso fabbricante deve essere dichiarato in ciascuna registrazione compatibile. La matrice endoscopio-unità figura in ogni fascicolo della famiglia ed ogni copia deve riportare le medesime informazioni.

Etichettatura in portoghese e uno scaffale pubblico da tenere in ordine

Le etichette e le istruzioni per l'uso devono essere redatte in portoghese, e la traduzione ne è stata la parte minore. Ogni etichetta brasiliana riporta il fabbricante legale, la ragione sociale e l'indirizzo del titolare della notifica, il responsabile tecnico qualificato, le indicazioni di sterilità e monouso e il numero di notifica ANVISA — che non esiste finché la registrazione non viene pubblicata, pertanto la grafica deve essere predisposta per accoglierlo. L'apparecchiatura reca un'ulteriore targhetta indelebile con il proprio numero ANVISA. Una famiglia può adottare un unico manuale cumulativo che copre tutti i suoi modelli, a condizione che ne riporti somiglianze e differenze in una tabella comparativa.

A quel punto il fascicolo finisce su uno scaffale pubblico. Le istruzioni per l'uso vengono caricate dal titolare nel repository documentale di ANVISA entro trenta giorni dalla pubblicazione, appaiono immediatamente senza analisi documentale, rimangono pubbliche solo nella loro versione più recente e sono attestate dal titolare come conformi al prodotto regolarizzato. Un contenuto non corrispondente costituisce un illecito sanzionabile e può comportare la sospensione fino alla correzione. Sei manuali, un titolare, uno scaffale pubblico: qualsiasi discrepanza tra di essi è visibile a chiunque osservi. Abbiamo gestito la famiglia a partire da un'unica base terminologica brasiliana e da un solo modello di etichetta, in modo che la coerenza fosse strutturale anziché una questione di rilettura, con le norme sull'etichettatura e sulle IFU come specifica.

Sei notifiche in vigore e un problema di controllo delle modifiche da gestire

Le notifiche di Classe I e II non scadono e sono esenti da riconvalida. Questo è chiaramente più leggero e rimuove l'unico evento a calendario che costringe un'azienda a rileggere il proprio fascicolo. Il controllo delle modifiche deve invece fornire quella disciplina, per sei volte.

Le istanze di modifica per i dispositivi di Classe I e II rientrano nel regime ad attuazione immediata: hanno effetto al momento del deposito, vengono pubblicate entro trenta giorni e passano senza analisi documentale. ANVISA può sottoporle ad audit in qualsiasi momento e può sospendere la commercializzazione, l'importazione o l'uso qualora un'incongruenza giustifichi la misura. Le modifiche non soggette a notifica non raggiungono mai l'agenzia e devono essere controllate all'interno del sistema di gestione della qualità del titolare e incluse in successive istanze. Una singola revisione della catena d'imaging condivisa interessa ogni registrazione di endoscopi, e una modifica corretta in una registrazione ma mancante in cinque è esattamente ciò che questo regime scopre tardi anziché presto.

In aggiunta vi sono due obblighi a livello di famiglia. I dispositivi di Classe II devono recare l'UDI dal 10 gennaio 2027, e la granularità dell'UDI è per modello, non per registrazione: un UDI-DI per ciascun modello di dispositivo, trasmesso alla banca dati nazionale del Brasile da parte del titolare e tenuto a corrispondere alle informazioni approvate sul prodotto. Il lavoro di raggruppamento che ha compresso il catalogo in sei registrazioni non comprime l'UDI. E la sorveglianza post-commercializzazione e vigilanza viene gestita tramite il titolare, il che porta il titolare a valutare una decisione sull'intero ciclo di vita piuttosto che una mera comodità di presentazione; le motivazioni alla base della nostra scelta sono illustrate nel nostro modello di rappresentanza nel paese.

Cosa diremmo a un'altra piattaforma di endoscopia

Scomponete il catalogo prima di impegnarvi in un calendario, basandovi sui criteri di raggruppamento anziché sulla brochure del prodotto. Aspettatevi che siano le indicazioni d'uso, e non la tecnologia, a tracciare i confini della famiglia, e che il confine degli accessori aggiunga una registrazione anziché rimuoverne una. Redigete tempestivamente le destinazioni d'uso a livello di registrazione: esse determinano la classe, delimitano la commercializzazione ed è oneroso ampliarle in seguito. Costruite quindi i fascicoli in modo che le parti condivise vengano condivise una sola volta e le parti diverse differiscano intenzionalmente, poiché per tutto il resto del ciclo di vita del prodotto ogni modifica dovrà impattare su ciascuno di essi.

Una piattaforma sul percorso di notifica e un singolo dispositivo ad alto rischio sottoposto a registrazione completa sono progetti diversi; il nostro caso del palloncino coronarico di Classe IV copre l'altro estremo dello spettro di ANVISA. Per il quadro d'insieme, iniziate con la pagina del mercato brasiliano, oppure parlate con il nostro team per capire come si scomporrebbe il vostro catalogo.