Un unico catalogo di iniezione di contrasto, ventiquattro gruppi di dispositivi EUDAMED

Un fabbricante di consumabili sterili monouso per l'iniezione di mezzo di contrasto si è rivolto a noi con un catalogo e un piano che occupavano un'unica pagina. Commercializzava i dispositivi monouso che trasportano il mezzo di contrasto iodato da un iniettore motorizzato al paziente — siringhe ad alta pressione, tubi a spirale, linee paziente con valvole di non ritorno, set di riempimento e trasferimento, set giornalieri multipaziente — e vendeva anche i tre sistemi di iniezione a cui tali monouso sono destinati. Il piano per l'UE prevedeva: una sola famiglia commerciale, un unico fascicolo tecnico, un solo certificato, un'unica voce in EUDAMED, con diverse centinaia di codici d'ordine sottostanti.

Il programma completato ha registrato ventiquattro gruppi di dispositivi sotto la nostra rappresentanza UE: ventuno gruppi di Classe IIa relativi ai tubi e ai set di linee, e tre gruppi di Classe IIb relativi ai sistemi di iniezione, tutti regolarmente sul mercato. Quasi nulla di tale architettura esisteva nel piano originale, e la distanza tra le due configurazioni è proprio l'oggetto di questo caso studio.

Un catalogo strutturato per gli ordini di acquisto

Il catalogo era un documento puramente commerciale. Era strutturato per piattaforma di iniettore, per kit combinato, per quantità di confezionamento regionale e per partner a marchio privato, e nessuno si era mai chiesto quali di queste distinzioni avessero una rilevanza regolatoria. Quando abbiamo richiesto un elenco di prodotti da registrare, abbiamo ricevuto un elenco di articoli ordinabili.

L'UDI-DI di base non funziona in questo modo. La linea guida MDCG 2018-1 lo descrive come la chiave principale che collega i dispositivi che condividono la stessa destinazione d'uso, classe di rischio e caratteristiche essenziali di progettazione e fabbricazione, ed è indipendente dal confezionamento e dall'etichettatura — non compare mai su un articolo commerciale. Il marchio della piattaforma, la composizione del kit e le dimensioni della confezione non rientrano in tale elenco.

La prima correzione è stata d'impostazione concettuale. Il numero di SKU e il numero di gruppi non sono la stessa misura, e gran parte della complessità del catalogo si risolve verso il basso anziché verso l'alto: ai sensi dell'MDR, una modifica della quantità di dispositivi forniti in una confezione richiede un nuovo UDI-DI — l'identificativo a livello di modello stampato sull'etichetta — e non un nuovo gruppo. Un'ampia quota di codici che il fabbricante si aspettava diventassero oggetti regolatori distinti erano semplicemente UDI-DI aggiuntivi all'interno dello stesso gruppo.

I set di linee non sono mai stati di Classe I

I dispositivi monouso erano stati gestiti per anni come normali tubi non invasivi, autodichiarati in Classe I. Tale interpretazione regge solo a condizione che non sia applicabile alcuna altra regola di classificazione. La Regola 2 dell'Allegato VIII classifica i dispositivi non invasivi destinati a canalizzare liquidi da somministrare o introdurre nel corpo o da destinare a eventuale infusione come Classe IIa qualora possano essere collegati a un dispositivo attivo di Classe IIa, IIb o III. Queste linee esistono proprio per essere collegate a un iniettore di Classe IIb.

Due regole applicative hanno chiuso le restanti vie d'uscita. Gli accessori sono classificati autonomamente, separatamente dal dispositivo con cui vengono utilizzati, per cui le linee non ereditano la classe dell'iniettore né mantengono la Classe I per impostazione predefinita; inoltre, laddove si applichino più regole, prevale quella più severa. Le regole di classificazione dell'MDR hanno collocato i consumabili in Classe IIa e hanno introdotto un organismo notificato in una linea di prodotti che non ne aveva mai avuto uno.

Questo non è stato soltanto un rilievo di classificazione. La classe di rischio è uno dei tre criteri che definiscono l'UDI-DI di base, pertanto la correzione della classe ha anche invalidato il piano a gruppo unico prima ancora che venisse tracciato un singolo gruppo.

Un unico nome di famiglia, diverse risposte regolatorie

Anche alla classe corretta, il principio "una famiglia, un gruppo" non ha resistito al confronto con i criteri. Insieme alla destinazione d'uso e alla classe di rischio, un insieme definito di attributi si colloca a livello di gruppo — se il dispositivo è impiantabile, attivo, uno strumento chirurgico riutilizzabile, se ha una funzione di misura, se contiene sostanze medicinali o derivate dal corpo umano o da animali, e se è destinato a somministrare o rimuovere un medicinale. Ogni dispositivo che condivide un UDI-DI di base deve rispondere a tutti questi attributi in modo identico.

Quest'ultimo attributo ha frammentato la famiglia. I mezzi di contrasto iodati sono medicinali ai sensi della legislazione UE, non dispositivi, e il catalogo non li trattava in modo uniforme. Una linea paziente posizionata lungo il percorso del mezzo di contrasto, una linea esclusivamente per soluzione fisiologica e un set di riempimento che preleva da un flacone e non raggiunge mai il paziente rappresentano tre risposte diverse alla stessa domanda. La destinazione d'uso ha suddiviso ulteriormente il catalogo, e la presentazione sterile rispetto a quella non sterile l'ha frammentato una terza volta.

L'errore opposto sarebbe costato di più

Una volta preso atto della frammentazione della famiglia, l'istinto del fabbricante è stato quello di assegnare a ogni codice di catalogo il proprio UDI-DI di base per andare sul sicuro. Ci siamo opposti, poiché il gruppo non è una semplice riga di database. È l'unità sulla quale viene misurato tutto ciò che si trova a valle.

La linea guida MDCG 2019-13 definisce il "dispositivo", ai fini del campionamento da parte dell'organismo notificato, come il dispositivo o i dispositivi associati a un unico UDI-DI di base. Il medesimo identificativo è quello che figura sui certificati, sulla dichiarazione di conformità UE, nella documentazione tecnica e nei moduli di vigilanza e sorveglianza post-commercializzazione. Centinaia di gruppi avrebbero significato centinaia di candidati al campionamento e centinaia di registrazioni da mantenere aggiornate, per distinzioni che nessuna norma richiedeva.

Nemmeno il raggruppamento eccessivamente ampio è privo di costi. Laddove un unico gruppo includa molte varianti, la valutazione della documentazione tecnica deve accertare come tali differenze siano state gestite e se ciascuna di esse soddisfi i requisiti. Entrambi gli errori si pagano; vengono solo fatturati da reparti diversi.

Abbiamo quindi elaborato una matrice delle varianti anziché basarci su una preferenza. Per ogni potenziale confine all'interno del catalogo, ci siamo chiesti se modificasse la destinazione d'uso, la classe di rischio, uno degli attributi a livello di gruppo o una caratteristica essenziale di progettazione o fabbricazione — materiale del percorso del fluido, metodo di sterilizzazione, pressione nominale, sistema di connessione o un cambio di sito che alterasse un processo di fabbricazione convalidato. Le differenze non essenziali, come la lunghezza all'interno di una serie, la quantità del confezionamento o il codice d'ordine, sono rimaste all'interno dello stesso gruppo come UDI-DI distinti. Il risultato finale è stato di ventuno gruppi per le tubazioni e i set di linee e tre per i sistemi di iniezione.

La separazione delle classi ha comportato conseguenze diverse per ciascun ambito

Le componenti in Classe IIa e Classe IIb di un medesimo flusso di lavoro clinico non rappresentano due diverse dimensioni dello stesso obbligo, e tale differenza incide direttamente sul raggruppamento.

Per i dispositivi di Classe IIa, l'organismo notificato valuta la documentazione tecnica di almeno un dispositivo rappresentativo per categoria di dispositivi — i codici MDA e MDN utilizzati per la designazione degli organismi notificati. Per i dispositivi di Classe IIb, la valutazione riguarda un dispositivo rappresentativo per gruppo generico di dispositivi, ovvero il quarto livello della Nomenclatura europea dei dispositivi medici. I contenitori di riferimento sono diversi, pertanto lo stesso certificato copre una popolazione di campionamento di forma differente per ciascun ambito, ed è previsto che una percentuale dei dispositivi di ciascun contenitore venga campionata lungo l'arco di validità del certificato.

Sul fronte degli iniettori, un'ulteriore regola ha modificato i calcoli. Un dispositivo attivo destinato alla somministrazione di un medicinale rientra nella Regola 12 e, in tal caso, si applica la procedura di consultazione della valutazione clinica di cui all'Articolo 54 — e la linea guida MDCG 2019-13 specifica chiaramente che la valutazione clinica non è soggetta a campionamento, bensì deve essere valutata per ogni dispositivo, ossia per ogni UDI-DI di base. Il consolidamento ha quindi un valore notevolmente superiore sul lato sistemi rispetto a quello consumabili. È tale asimmetria, e non un desiderio di ordinata simmetria, la ragione per cui tre gruppi di sistemi affiancano ventuno gruppi di consumabili.

Rendere coerenti la denominazione dei dispositivi nel certificato, nella dichiarazione e nel registro

La regola di sequenzialità temporale ha colto in fallo il piano del fabbricante. Qualora un dispositivo sia soggetto a valutazione della conformità, l'UDI-DI di base deve essere assegnato prima che il fabbricante presenti domanda all'organismo notificato; l'organismo notificato lo riporta quindi nel certificato e conferma in EUDAMED la correttezza delle informazioni di registrazione. Il piano originale aveva considerato il raggruppamento come una formalità di registrazione da sbrigare dopo l'ottenimento della certificazione.

Ciò non è possibile. Il campo di applicazione del certificato deve identificare in modo univoco i dispositivi coperti, e ciascun certificato individua e copre tutti i dispositivi associati all'UDI-DI di base in esso riportato. La Dichiarazione di conformità reca l'UDI-DI di base unitamente al nome commerciale del prodotto, al codice prodotto, al numero di catalogo o ad altro riferimento univoco. Modificare il raggruppamento dopo la presentazione della domanda non significa semplicemente modificare un database; significa riaprire un certificato.

Abbiamo quindi definito l'architettura a monte e successivamente riconciliato tre elenchi che erano stati gestiti da tre team diversi — l'ambito del certificato, i riferimenti della dichiarazione e le registrazioni dei dispositivi in EUDAMED — fino a far sì che descrivessero i medesimi dispositivi con i medesimi termini.

La grafica non scala come i record

Ventiquattro record sono un numero limitato. La grafica dell'etichettatura non lo è. Le informazioni del fabbricante devono essere fornite nella lingua o nelle lingue ufficiali dell'Unione determinate da ciascuno Stato membro in cui il dispositivo è reso disponibile, e il nome e l'indirizzo del mandatario devono figurare sull'etichetta, su ogni codice di riferimento e sul livello o sui livelli di confezionamento su cui è fornita l'etichetta regolatoria.

Peggio ancora, le modifiche alla grafica sono eventi regolatori anziché eventi di stampa. È richiesto un nuovo UDI-DI per una modifica al nome o alla denominazione commerciale, alla versione o al modello del dispositivo, all'etichettatura come monouso, al confezionamento sterile, alla necessità di sterilizzazione prima dell'uso, alla quantità di dispositivi in una confezione o ad avvertenze critiche come il contenuto di lattice o DEHP. MDCG 2018-1 aggiunge che anche un cambio di colore o di lingua potrebbe richiederne uno laddove possa causare un'errata identificazione, citando come esempio la codifica a colori dei connettori — che è esattamente il modo in cui una linea di contrasto segnala il proprio valore nominale di pressione su un carrello.

Per i percorsi dei fluidi plastificati con ftalati questi obblighi convergono. I dispositivi contenenti sostanze CMR o con proprietà di interferenza endocrina superiori allo 0.1% in peso devono essere etichettati come tali, per cui la sostituzione di una resina costituisce al contempo una modifica dell'etichetta, una modifica dell'UDI-DI e — se interessa una caratteristica essenziale di fabbricazione — una questione a livello di gruppo.

Ciò che abbiamo consegnato è stata una regola, non un foglio di calcolo

La modalità di guasto dopo un programma di questo tipo è un database corretto che diventa silenziosamente obsoleto, perché le persone che modificano i prodotti non sono le persone che gestiscono i record.

Pertanto, il deliverable è stato una regola di controllo delle modifiche su tre livelli, collegata al regolamento anziché al nostro progetto. Una modifica a un elemento dati che non richiede un nuovo UDI-DI deve raggiungere il record entro trenta giorni. Una modifica che richiede un nuovo UDI-DI deve essere presente nel database entro il momento in cui il dispositivo modificato viene immesso sul mercato, il che la rende una dipendenza di lancio e non un'attività successiva. E una modifica alla destinazione d'uso, alla classe di rischio o a una caratteristica essenziale di progettazione o fabbricazione è una questione riguardante l'UDI-DI di base, che rappresenta una discussione sul certificato prima ancora di esserlo sul database. Attorno a questo si collocano gli obblighi permanenti: verificare periodicamente che i dati per i dispositivi commercializzati siano ancora corretti e conservare l'elenco degli identificativi assegnati insieme alla documentazione tecnica.

Se il vostro catalogo assomiglia a questo

Se ne ricavano tre lezioni. Definite il raggruppamento partendo da una matrice di varianti documentata prima di presentare la domanda di valutazione della conformità, poiché dopo la domanda il costo di un ripensamento si misura in termini di campo di applicazione del certificato. Verificate gli attributi a livello di gruppo, non solo la destinazione d'uso e la classe — in particolare per i consumabili per somministrazione di farmaci, la sola questione relativa al medicinale spesso dividerà una famiglia che appare omogenea su un listino prezzi. E pianificate il budget per la macchina di manutenzione contemporaneamente alla registrazione, poiché un catalogo ricco di varianti genera modifiche costantemente e ogni modifica ha un livello.

Se state mappando un ampio portafoglio di consumabili sui gruppi di dispositivi EU MDR, parlate con il nostro team riguardo all'architettura prima che si consolidi.